CRM-beheer
HubSpot-beheer uitbesteden of een beheerder aannemen?
Na de implementatie moet iemand het CRM bijhouden. Een vacature uitzetten of het werk uitbesteden? We rekenen het allebei door, en zeggen eerlijk wanneer een eigen beheerder beter is.
Kort antwoord
Een eigen HubSpot-beheerder kost met werkgeverslasten al snel €60.000 tot €80.000 per jaar. Bij de meeste B2B-bedrijven met 20 tot 150 medewerkers is er twee tot vier dagen beheerwerk per maand. Dan is uitbesteden goedkoper en minder kwetsbaar: bij ons €1.800 per maand voor maximaal 16 uur. Is er echt een volle week werk, dan is een eigen beheerder de betere keuze.
Waarom deze vraag nu speelt
De implementatie is klaar, HubSpot draait, en het eerste halfjaar gaat het goed. Dan vertrekt de collega die het systeem had ingericht, of die krijgt het te druk met het eigenlijke werk. Velden raken vervuild, niemand past de automatiseringen aan, en de salesmanager haalt de cijfers weer uit Excel.
Op dat moment komt de vraag: zetten we een vacature uit voor een CRM-beheerder, of besteden we het uit? Allebei kan goed werken. Het hangt vooral af van hoeveel werk er echt is.
Wat een CRM-beheerder eigenlijk doet
Bij een B2B-bedrijf met 20 tot 150 medewerkers gaat het meestal om dit werk:
- Datakwaliteit. Dubbele bedrijven samenvoegen, oude contactpersonen opruimen, velden die verkeerd worden ingevuld rechtzetten.
- Automatiseringen. Taken en herinneringen voor verkopers, overdracht van marketing naar sales, opvolging van offertes.
- Rapportages. Dashboards bijhouden, en elke maand met de salesmanager doornemen of de cijfers kloppen met de werkelijkheid.
- Gebruikers. Nieuwe verkopers inwerken, rechten regelen, vragen beantwoorden.
- Wijzigingen. Een nieuwe productlijn, een extra pipeline, een koppeling die aangepast moet worden.
Bij de meeste bedrijven van deze omvang is dat twee tot vier dagen werk per maand. Soms meer in drukke periodes, maar zelden een volle werkweek. Dat is het belangrijkste getal in deze afweging.
Wat een eigen beheerder kost
Voor een CRM-specialist in Nederland liggen de salarissen ruwweg tussen €38.000 en €60.000 bruto per jaar. Iemand met echte HubSpot-ervaring, automatiseringen en een beetje RevOps zit eerder aan de bovenkant. Bovenop het brutosalaris komen de werkgeverslasten: vakantiegeld, pensioen en premies. Reken op zo'n 30% extra.
| Eigen beheerder (voorbeeld) | Per jaar |
|---|---|
| Brutosalaris, ervaren HubSpot-specialist | €52.000 |
| Werkgeverslasten, rond 30% | €15.600 |
| Laptop, opleiding, certificeringen | €2.500 |
| Totaal per jaar | €70.100 |
Dan heb je nog niet gerekend met de werving. Via een bureau betaal je al snel 15 tot 25% van een jaarsalaris. En reken op een paar maanden voordat de nieuwe collega jullie bedrijf, jullie klanten en het systeem echt kent. In die tijd blijft het werk liggen.
Wat uitbesteden kost
Bij uitbesteden betaal je voor de uren die nodig zijn, niet voor een volle werkweek. Bij ons kost beheer €1.800 per maand voor maximaal 16 uur, dus €21.600 per jaar. Uren die je niet gebruikt, schuiven niet door. Is er een maand meer nodig, dan kost elk extra uur €110. De eerste drie maanden liggen vast, daarna is het per maand opzegbaar.
| Eigen beheerder | Beheer uitbesteden | |
|---|---|---|
| Kosten per jaar | €60.000–80.000 | €21.600 (bij ons) |
| Starten | Twee tot vier maanden werven en inwerken | Binnen een paar weken |
| Bij ziekte of vertrek | Het werk ligt stil | Loopt door |
| Kennis van jullie bedrijf | Groeit elke dag | Groeit, maar minder snel |
| Beschikbaarheid | Elke dag op kantoor | Vaste uren per maand, op afstand |
| Andere taken erbij | Kan, bijvoorbeeld marketing | Alleen het CRM |
Wanneer een eigen beheerder beter is
We willen eerlijk zijn: uitbesteden is niet altijd de beste keuze. Een eigen beheerder is slimmer als:
- er echt een volle week werk is, bijvoorbeeld omdat marketing, sales en service allemaal in HubSpot werken met veel campagnes en automatiseringen
- het CRM elke dag aanpassingen nodig heeft, en de vragen niet tot de volgende afspraak kunnen wachten
- je iemand zoekt die naast het CRM ook andere taken oppakt, zoals marketing of de binnendienst.
Een tussenvorm werkt ook goed. Een interne collega is het eerste aanspreekpunt voor de verkopers, en een externe partij doet het technische beheer en kijkt mee. Dan hangt de kennis niet aan één persoon.
Wanneer uitbesteden beter is
- Het werk is twee tot vier dagen per maand. Dan betaal je bij een eigen beheerder voor een volle baan, of je geeft het aan iemand die het ernaast doet. Dat laatste is precies hoe het meestal misgaat.
- De vacature staat al maanden open. Goede HubSpot-specialisten zijn schaars. Hoe langer de vacature openstaat, hoe verder het systeem terugzakt.
- Je wilt niet afhankelijk zijn van één persoon. Bij uitbesteden is het werk vastgelegd en loopt het door bij vakantie, ziekte of vertrek.
- Je wilt ervaring van buiten. Een beheerder die meerdere CRM's ziet, weet wat werkt en wat niet, en hoeft het niet zelf uit te vinden.
Vragen die je een beheerpartij moet stellen
Kies je voor uitbesteden, stel dan deze vragen voordat je tekent:
- Hoeveel uur zit erin, en wat gebeurt er als het meer wordt? Je wilt een duidelijk plafond en een vast tarief voor extra uren.
- Wie doet het werk? Krijg je een vast aanspreekpunt, of elke keer iemand anders?
- Hoe snel reageren jullie? Vraag naar reactietijden, ook voor kleine vragen van verkopers.
- Wat doen jullie elke maand uit jezelf? Goed beheer is meer dan tickets afhandelen. Vraag of ze ook de datakwaliteit meten en de rapportages met je doornemen.
- Wat krijg ik mee als we stoppen? Documentatie van de inrichting, automatiseringen en koppelingen hoort van jullie te zijn.
- Hoe lang zit ik eraan vast? Een jaar is redelijk om elkaar te leren kennen. Langer dan dat, zonder goede reden, is dat niet.
Zo pakken wij het aan
Bij ons beheer krijg je één vast aanspreekpunt dat niet wisselt. Elke maand schonen we data op, bouwen we nieuwe automatiseringen waar dat nodig is, nemen we de rapportages met jullie door en werken we nieuwe verkopers in. Waar het helpt, brengen we marketing, sales en customer success op één lijn in hetzelfde systeem.
Staat HubSpot nog niet goed, dan heeft beheer weinig zin. Dan beginnen we liever met een audit van twee weken, zodat duidelijk is wat er eerst recht moet. Meer over de kosten van een nieuwe inrichting lees je in Wat kost een HubSpot-implementatie?
Alle prijzen in dit artikel zijn exclusief btw. Salarisbedragen zijn indicaties op basis van openbare salarisgegevens van 2026.