Overstappen

Van Excel naar een CRM: zo pak je de overstap aan

De meeste overstappen beginnen met demo's van leveranciers. Dat is de verkeerde volgorde. Dit stappenplan begint bij hoe jullie verkopen en eindigt bij een team dat het CRM ook na de livegang gebruikt.

Thovar · Bijgewerkt 21 oktober 2026 · 4 min lezen

Wanneer Excel niet meer genoeg is

Excel is niet het probleem. Met vijf verkopers en een overzichtelijk aantal klanten werkt een goede lijst prima. Het gaat mis als het bedrijf groeit. Er komen verkopers bij, er staan meer offertes uit, en elke verkoper houdt een eigen versie van de lijst bij.

Je merkt het aan een paar vaste signalen:

• De salesmanager moet iedereen langs om te weten wat er volgend kwartaal binnenkomt.
• Er staan bestanden als verkoopkansen_DEF_v3 (2).xlsx op de schijf, en niemand weet welke de goede is.
• Als een verkoper vertrekt, vertrekt de kennis over die klanten mee.
• Offertes worden niet opgevolgd, omdat niemand ziet welke er al drie weken openstaan.
• Binnendienst en buitendienst weten niet van elkaar wie de klant als laatste heeft gesproken.

Herken je er twee of meer? Dan is een CRM waarschijnlijk de moeite waard. Werken jullie met minder dan tien mensen, dan volstaat een spreadsheet vaak echt.

Begin bij hoe jullie verkopen, niet bij de software

De meeste overstappen beginnen met demo's van leveranciers. Dat is de verkeerde volgorde. Een demo laat zien wat een systeem kan, niet wat jullie nodig hebben. Zet daarom eerst op papier hoe een deal bij jullie loopt, van de eerste vraag tot de order.

Stel jezelf drie vragen:

1. Welke stappen zet een verkoper echt? Bijvoorbeeld: aanvraag binnen, bezoek gepland, offerte verstuurd, offerte besproken, order. Elke stap moet iets zijn wat je kunt controleren, niet een gevoel zoals ‘warm’ of ‘kansrijk’.
2. Hoeveel verschillende trajecten zijn er? Een project van een half jaar loopt anders dan een herhaalorder. Dat zijn vaak twee pipelines.
3. Welke vragen wil het management beantwoord zien? Kies er drie tot vijf, zoals ‘wat komt er volgend kwartaal binnen’, ‘welke offertes staan langer dan twee weken open’ en ‘hoeveel nieuwe klanten hebben we dit jaar binnengehaald’. Alles wat je in het CRM vastlegt, moet bij een van die vragen helpen.

Kies het systeem pas daarna

Met dat papier in de hand kun je systemen vergelijken. Laat elke leverancier dezelfde situatie doorlopen: jullie eigen dealfases, een offerte die opgevolgd moet worden, een verkoper die onderweg een bezoekverslag invoert. Dan vergelijk je systemen, en geen verkopers.

Voor de meeste B2B-bedrijven met een buitendienst komen HubSpot, Pipedrive, Salesforce of Dynamics 365 in beeld. In Welk CRM past bij een B2B-bedrijf met een buitendienst? zetten we de verschillen op een rij.

Schoon de data op voordat je hem overzet

Hier gaat het bij de meeste overstappen mis. Wie de Excel-lijsten in één keer importeert, heeft op dag één een CRM vol dubbele bedrijven en contactpersonen die al jaren weg zijn. Verkopers zien dat meteen, en dan is het vertrouwen weg voordat ze begonnen zijn.

Doe dit vooraf:

• Eén regel per bedrijf. Voeg dubbele bedrijven samen. ‘Jansen BV’, ‘Jansen B.V.’ en ‘Jansen Techniek’ zijn vaak hetzelfde bedrijf.
• Contactpersonen apart. In Excel staan contactpersonen vaak in dezelfde regel als het bedrijf. In een CRM zijn het aparte records, gekoppeld aan het bedrijf.
• Vaste waarden. Maak van vrije tekst een keuzelijst. ‘NL’, ‘Nederland’ en ‘Holland’ worden één waarde.
• Niet alles overzetten. Actieve klanten, open deals en de historie van de laatste twee à drie jaar is meestal genoeg. Bewaar de rest in een archief.
• Bewaar het origineel. Een import die misgaat, is niet altijd terug te draaien.

Houd het CRM in het begin klein

De verleiding is groot om alles wat in Excel stond als veld over te nemen, en er nog wat wensen bij te zetten. Doe het niet. Elk veld is iets wat een verkoper moet invullen. Begin met de velden die bij de drie tot vijf managementvragen horen, en voeg pas iets toe als iemand er echt om vraagt.

Zorg er ook voor dat het CRM de verkoper iets oplevert. Koppel e-mail en agenda, zodat gesprekken vanzelf worden vastgelegd. Laat het systeem een taak aanmaken als een offerte een week openstaat. Dan is het CRM geen administratie, maar een hulpmiddel.

Koppel wat dubbel werk voorkomt

Staan offertes en orders in het ERP, zoals AFAS of Exact, dan wil je die in het CRM zien. Anders klopt de pipelinewaarde nooit met de werkelijkheid, en moeten verkopers alles twee keer invoeren. Bepaal vooraf welk systeem leidend is voor welke gegevens: klanten, producten, prijzen, offertes en facturen. Zonder die afspraak gaat elke koppeling knellen.

De livegang: zo houd je het team erbij

1. Train in de eigen deals. Een training met voorbeelddata blijft niet hangen. Laat verkopers hun eigen klanten en offertes opzoeken en bijwerken.
2. Zet Excel op alleen-lezen. Kies een datum. Vanaf dan is het CRM de enige plek waar deals staan. Twee systemen naast elkaar houdt niemand vol.
3. Houd het salesoverleg in het CRM. Loop de pipeline in het wekelijkse overleg door op het scherm. Wat er niet in staat, bestaat niet. Dat werkt beter dan elke instructie.
4. Plan na 30 en 90 dagen een evaluatie. Welke velden worden niet ingevuld, welke fases slaan mensen over? Pas het systeem aan op hoe er gewerkt wordt.

Hoe lang duurt het?

Voor een B2B-bedrijf met 20 tot 150 medewerkers duurt de overstap meestal twee tot drie maanden: een paar weken om het proces en de eisen vast te leggen, een maand inrichten en data overzetten, en een paar weken livegang en bijsturen. Het systeem kiezen kan in twee weken, als je weet wat je zoekt.

Daarna begint het eigenlijke werk: zorgen dat het CRM over een jaar nog steeds klopt. Lees daarover meer in Waarom verkopers het CRM niet gebruiken, en wat wel werkt.